GTD, ZTD a můj systém sebeorganizace

by Eliska Plitzova Červen 11, 2016

Spíše než informativní nebo naučný bude mít tento mini-článek charakter inspirující. Ukážu vám, jak mám svůj GTD systém (nakřížený se ZTD) pro plnění každodenních závazků nastavený já a to jak v digitální tak analogové „papírové“ podobě.

Než jsem se dostala ke knížkám Mít vše hotovo a Zen a hotovo, nemohu říci, že by moje sebeorganizace byla špatná. Právě naopak si troufám říci, že jsem vše plnila tak, jak mám. Vždy jsem se dokopala jednat s velkou časovou rezervou a vždy jsem úspěšně míč dokopala do cíle.

Samotné knížky pro mě tedy nebyly takové, že bych s nimi objevila celý nový svět, ale pomohli mi můj dosavadní systém vyšperkovat. Těšila jsem se, jak se celá poblázním do poznámek, organizace, přerovnávání a vykonávání, ale nestalo se tak. Nejspíše právě kvůli tomu, že jsem nějaké principy už nevědomky aplikovala.

Nuže, chtěla bych vám nastínit a ukázat, jak to mám nastaveno dnes. Doslova ukázat, jelikož vám otevřu svůj papírový deník :-).

Co to je to “gétédéčko” a “zetédéčko”?

Problémem oblíbených to-do seznamů s úkoly je rozhodovací paralýza a zaleknutí se velkého sousta. Člověk tak při pohledu (nebo jen při pomyšlení) na desítky či dokonce stovky úkolů resignuje namísto toho, aby se pustil do vykonávání jednoho po druhém.

GTD na to jde jinak. Doporučuje vytvořit si externí systém několika druhů seznamů a sem si záležitosti odkládat pro využití plné kapacity mozku a soustředěnosti na úkol. Ve zkratce je GTD metodou pro organizaci práce (nejedná se o time management metodu). Při plnění úkolu vždy procházíte pěti oddělenými fázemi:

  • zaznamenávání
  • třídění
  • organizování
  • plánování
  • vykonávání

Úroveň naší osobní organizace je podle D. Allena dána nejslabším článkem tohoto pětikrokového řetězce (znovu se k němu vraťte a posuďte, který by to mohl být u Vás 🙂

GTD graf

GTD graf

Naopak ZTD se zaměřuje více na část vykonávání. Jejím hlavním principem je určit si každý den 1–3 nejdůležitější úkoly následující den a ty ideálně zpracovat hned ráno. To je podle mě ta nejzásadnější věc, kterou GTD trochu přehlíží a soustředí se spíše jen na předchozí fáze.

Co bylo mým problémem

Mým problémem, který jsem si při čtení knížky D. Allena uvědomila, bylo neustálé přemýšlení o nějakém úkolu. A to i když jsem věděla, že s ním začnu v čas a úspěšně ho splním. V knížce jsem pochopila, že přemýšlení pramenilo z toho, že jsem nedostala všechny svoje myšlenky mimo hlavu a jednoznačně si nedefinovala další krok. Tedy měla jsem problém se zaznamenáváním a tříděním.
Proč nám podle knihy Mít vše hotovo leží věci v hlavě?
  • neujasnili jsme si požadovaný výsledek
  • nerozhodli jsme se, jaký bude další konkrétní krok
  • neuložili jsme si další krok a výsledek do systému, kterému důvěřujeme
„Systému, kterému důvěřujeme“ – to je důležitá věc. Osvojení si nového systému zabere zhruba týden až dva každodenního používání. Pokud si teď zaznamenáme nějakou ze svých starostí někam kamsi, moc to nepomůže. Systému jsem se nenaučili důvěřovat, nemáme naučeno ho každodenně využívat a pracovat s ním a nejsme o něm přesvědčeni, že nám pomůže.
Po definování dalších kroků a jejich zapsání do mobilních poznámek, kam se každý den několikrát vracím, ze mě vše spadlo a neustálé vkrádání myšlenek během dne přestalo. Takže v tomto mi knížka opravdu pomohla vyřešit jeden problém.
Většina stresu pochází z nezvládnutých závazků, jež si lidé stanoví nebo přijmou na základně svých hodnot.
– D. Allen

Moje digitální verze

A teď už tedy k tomu, jak to mám všechno nastavené. Hlavní část mého procesu se odehrává v Evernote. Každodenní myšlenky nebo úkoly si zaznamenávám do mobilních poznámek. Mám naučeno už snad od dob smartfounů do nich chodit a kontrolovat si, co mě přes den napadlo. A díky tomu si hned všimnu, že na mě čeká úkol. To si každý večer nebo podle potřeby a objemu poznámek přepisuji do Evernote. Kdo jste četl knihu Mít vše hotovo, nenajdete v mém uspořádání nic netradičního.

Můj Evernote GTD systém.

Můj Evernote GTD systém.

Dlouho jsem přemýšlela, zda si organizovat věci podle notebooků (sešitů) nebo tagů (štítků). Dospěla jsem k cíli, že tagy jsou více flexibilní, a to zejména jelikož:

  • Tagy jsou téměř nevyčerpatelné. Můžete jich mít až 100 000 na jednom účtě, což postačí 99 % uživatelů. Notebooky jsou limitovány na 250.
  • Jedna poznámka může mít více tagů. Poznámku tak může být ve více pomyslných složkách s různým kontextem (například mezi projekty a zároveň mezi to-do úkoly).
  • Tagy můžou být hierarchicky zanořeny. Na rozdíl od notebooků, které lze zanořit jen do jedné úrovně (do “stacku”), lze tagy zanořovat libovolně hluboko.

Na první bod ne každý narazí, ale další dva už jsou dobrý důvod, proč na tagy přejít :-). Jelikož jsem zatím nenašla způsob, jak tagy hierarchicky vyrovnat po přetažení i v sidebaru, zůstávám prozatím u notebooků (pokud někdo víte jak toho docílit, dejte mi prosím vědět! 🙂 ).

Pro samostudium dále doporučuji nástroje: Simple GTD, Todoist, Omnifocus, pro plnění závazků: Coach.me* nebo Momentum a pro automatizaci IFTTT.

*O aplikaci Coach.me a dalších nástrojích pro vykonávání závazků/úkolů se zmiňuji v tomto článku.

evernote-gtd

Moje analogová verze

Přestože jsem spíše digi, rozhodla jsem se dát i tak papírovému deníku ještě jednu šanci (už zas). Kromě GTD také proto, abych si lépe vizualizovala některé části svého života. A možná taky i pro to, že mě baví „rýsovat“ (rozuměj kreslit, ale levou hemisférou).
Takže asi takhle vypadá můj týdenní plánovač. Chtěla jsem jít i cestou Bullet Journalu, ale hlavní zaznamenávání myšlenek u mě stále probíhá prostřednictvím Evernote aplikace a poznámek v telefonu. Stačí mi tak týdenní přehled jako nejmenší jednotka na jednom listu.
Prostřednictvím deníku realizuji část vykonávání – stanovuji si 3MIT (3 most important things). Dále obsahuje: útržky z knížek, které mě nějakým způsobem motivují a dokáží nakopnout (fakt mi to funguje 🙂 ), myšlenkové mapy, stanovování pracovních i osobních cílů, deník vděčnosti (podle výzkumu lidé, kteří se soustředí jen na pozitivní věci a jsou vděční, mají mnohem šťastnější život :-)), něco mezi miracle morning a buzer lístkem a opakování nějaké mé osobní vize nebo-li toho, co chci dělat a v co věřím (takový papírový kostel).
Moje analogová verze tedy není uplně GTD systémem jako takovým, jelikož zde aplikuji jen jeho malou část, ale přesto jsem ho zmínila spolu s dalšími pro mě důležitými funkcemi, jelikož věřím, že někoho třeba inspiruje :-).

Náležitosti mého deníku

Pro samostudium dále doporučuji: systém Bullet Journal, Hipster PDA, prázdné minimalistické bloky Moleskine nebo Voala, pravý Midori Traveller’s Notebook (trošku dražší záležitost).

 

Social Shares

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *